电子档案在高职院校档案管理中的应用分析

豆亚玲

摘要：近年来，信息技术在各个生产生活领域不断推广和应用，在高职院校的档案管理工作中，电子档案的应用逐渐成为领导者重视的问题。本文对目前高职院校电子档案应用情况进行了阐述和分析，并提出了现在电子档案管理的优势和其中存在的问题，最后为高职院校的电子档案管理工作提出了相关的对策和建议。

关键词：电子档案 高职院校 档案管理

中图分类号：G717.24 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2019）08-0190-02

随着我国网络信息技术的不断发展，计算机技术不断应用于社会生产的各个领域以及各个主体的经营和管理中，在高职院校的档案管理中电子档案的应用变得十分广泛。与此同时，电子档案的普及为高职院校的档案管理带来了高效和便捷，同时也增加了档案管理的成本和难度。因此，高职院校需要不断进行完善和改革，进而使电子档案的管理系统更为完善。

一、高职院校电子档案管理应用

在高职院校的档案管理中，存在着多种多样的类型，比如通过Word、Excel等办公软件对教案、试题、成绩等学生档案进行文字或者数据的输入和处理，通过录音和视频的制作来记录院校活动的举行和学术讲座及重要会议的举行，涉及算法和图表的文件档案可以通过CAD和Matlab等软件进行录入和存储。同时，高职院校应当建立多个职能不同的数据库，用于储存学生学籍、教职工情况等众多电子档案。

二、电子档案管理优势

1.符合科技进步和时代发展

从我国目前经济和社会的发展情况来看，计算机信息技术的高速发展已经成为主要趋势，高职院校教育领域也已经在充分引入计算机信息技术，例如多媒体教学、电化教学、办公室自动化等技术都在学校得到了广泛的应用。由此看来，电子档案在高职院校档案管理的应用也将成为符合时代发展的趋势。并且，电子档案管理的应用也与其他的现代化教学技术相匹配，有助于高职院校形成一体化的教学环境和管理环境。

2.提高工作效率

在高职院校中，电子档案在管理中的应用会为其带来很大的变革。档案管理人员可以通过电脑对档案进行输入、编辑、整理和保存，而在传统的档案管理中，档案管理员需要对学生信息等文字进行手写输入，并且在归档时需要对大量的文字进行统计和存储，在这个过程中会消耗大量的人力和物力。电子档案管理的应用能够适当消除传统档案管理中的缺点和不便利，也能够降低人力物力的浪费。以学生信息档案的管理为例，电子档案应用后，档案管理员只需要在网上将学生档案中的文字资料进行录入，并且直接在电脑里进行保存，这样就不仅能够使档案管理具备安全性和可信性，也能够使档案管理工作由繁变简，从而促使档案管理员工作效率的提升。因此，电子档案在高职院校档案管理中的应用能够很大程度上提高管理人员的工作效率。

3.提高管理水平和档案质量

在传统的档案管理模式中，档案往往以纸质的形式进行归类、管理和保存，纸质档案往往对保存环境的温度和湿度有一定的要求，过于潮湿或温度过高的保存环境会对纸质档案造成一定程度上的破损和损坏，并且纸质档案极容易受到水灾和火灾的严重影响。另外，在高职院校中，學生数量较多，因此用于记载学生档案的纸张需求也会更多，这就会大大增加建立档案的成本以及保存管理档案的成本。但是，通过电子档案在高职院校档案管理中的应用，这些问题能够得到一定的解决，电子档案管理形式和纸质档案管理形式之间存在很大的差异，电子档案的保存难度远远低于纸质档案的保存难度，采用电子档案管理形式能够有效地节约空间和纸张等资源，同时也能够降低温度、湿度等自然环境因素对档案的影响，从而使档案能够在一个相对稳定和安全的条件下进行保存和存储。

三、高职院校档案工作存在问题及风险

1.电子档案对计算机设备依赖程度较高

由于电子档案是通过计算机软件来进行档案的输入和编制，所以在读取档案时，需要借助相关的计算机软件，例如文字档案会需要Word、Excel等办公软件，一些特殊的算法、程序类型的档案需要CAD、Matlab等程序软件。所以，档案在制作过程中会受到软件系统运行情况的影响，同时在档案的存储和读取时也需要在软件的环境中进行，所以当软件系统或计算机硬件设备存在问题时或停电的情况下，档案的制作管理和保存也会遭遇困难。

2.档案管理制度尚未完善

从传统的档案管理模式向电子档案管理模式的转变需要一定的过程，现阶段高职院校的档案管理工作中，学校需要不断对自身的档案管理制度进行调整和完善，从而构建出一套相对完整的电子档案管理系统，并形成相应的电子档案管理制度。但是从高职院校的档案管理改革情况来看，相关的管理系统和管理制度并不完善，并且存在着许多问题，例如存在档案管理员权限责任不明确、档案定位不准确等情况。很多高职院校都不具备与电子档案管理系统匹配的电子档案管理制度，当出现档案丢失、档案窃取、档案篡改等情况时，不完善的档案管理制度会导致不能够及时对问题进行处理，进而对高职院校自身造成损失。另外，档案管理工作的效率也会受到很大的影响。

四、高职院校档案管理完善措施

1.加强电子档案管理的重视度

如果高职院校中的档案管理者对电子档案的重视度不足，会形成管理制度不完善、安全风险较高、监督力度不足等众多问题。随着电子档案在高职院校档案管理中的改革和应用，高职院校也应当逐渐提高对于电子档案管理的重视程度，院校管理层应当首先树立正确的电子档案管理理念，并认识到电子档案管理的重要性。同时，院校管理层要认真落实电子档案的应用，加强对档案管理人员的培训和教育，对档案管理精神的落实和档案管理工作侧重点的认识尤其重要。另外，学校还应当加强监督力度，对学校自身的档案管理工作提出一定的要求，并严格督促相关档案管理人员开展档案管理工作，从而实现电子档案管理的改革推行和档案管理工作的顺利进行。

2.规范操作流程、完善制度

建立和健全电子档案的管理制度对于高职院校的档案管理工作也尤为重要。明确清晰的管理制度是处理电子档案管理过程中出现问题的必要部分，学校可以结合自身电子档案的发展情况来制定具体的管理细节。高职院校通过管理制度的明确，可以对档案管理员进行严格的行为规范，进而减少档案丢失、泄露、篡改等情况的出现；也可以对权限责任进行明确划分，从而有效控制防范电子档案的损坏、丢失等问题的发生，也对档案管理人员起到一定的监督作用。另外，在电子档案管理制度的完善过程中，新增的档案类型也能够通过管理革新来找到其准确定位，从而使档案管理更加准确和高效。

五、结语

总结来看，高职院校的电子档案管理工作中面临安全性风险、设备依赖度高和管理制度不完善等问题，为推进电子档案在院校中的应用，学校可以通过采取加强电子档案管理的重视度、规范操作流程、完善档案管理制度、加强高职院校档案管理员工队伍建设等措施来实现电子档案管理的应用。

参考文献：

[1]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[M].北京：中国人民大学出版社，2014.

[2]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化，2013（14）.

[3]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务，2014（7）.

责任编辑：杨国栋

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